• Cum îmi organizez ziua pentru a fi mai productiv

    Posted by Toma Grozavescu on 10 iulie 2024 at 12:40

    Salutări,

    De obicei pe e-mail sau pe blog scriem despre marketing, cum faci X sau Y.

    Însă cu toate cunoștințele din lume despre „Cum să”, tot poți să nu ai progresul pe care ți-l dorești.

    De aceea, astăzi aș vrea să abordăm un subiect non-marketing dar care cred că te va ajuta să ai rezultate mai bune:

    Cum să-ți organizezi ziua pentru a fi mai eficient și eficace.

    Mai specific, aș vrea să-ți arăt cum îmi organizez eu diferitele task-uri pentru a se potrivi cu nivelul meu de productivitate din acel moment al zilei și cum poți să adaptezi ideile și tu pentru tine.

    Ideea principală este să-ți:

    Identifici nivelul de productivitate de-a lungul zilei

    De-a lungul timpului am încercat să fiu atent la cât de ușor sau greu îmi este să fac diferite taskuri în diferite momente ale zilei.

    În timp, mi-am dat seama că nivelul meu de concentrare și vigilență (în engleză ar fi „alertness) urmează flow-ul din prima imagine atașastă.

    Mi-am dat seama că de multe ori zilele care mi se păreau foarte grele și eram epuizat la final, fără să și reușesc să fac multe lucruri importante, erau cele în care era o nepotrivire între ce puteam face și ce făceam.

    De exemplu, uneori pierdeam dimineața timp cu taskuri minuscule cum ar fi răspuns la e-mailuri sau scroll pe social media.

    Apoi mă apucam de task-urile grele înainte de prânz, când nivelul de energie scădea dramatic.

    Bineînțeles că pe atunci nu conștientizam asta, mă gândeam „am început lucrul de 2-3 ore, trebuie să pot, nu are cum să fiu obosit încă”.

    Poate în cazul tău va fi diferit. Am colegi care pornesc cu un nivel de energie și concentrare mai mic (abia sunt funcționali în timpul întâlnirii zilnice de la ora 10:00) și care crește de-a lungul zilei.

    Pentru ei ar avea sens să pornească cu lucruri mai mici și să facă ce e mai greu mai târziu.

    Ce mai poate influența nivelul de energie sunt pauzele, mesele și alte lucruri care ne pot obosi sau încărca. De exemplu, după ce merg la sală (dacă nu trag foarte tare) simt că mai am 1-2 ore de productivitate la cel mai înalt nivel. După ce mănânc de multe ori nivelul de energie scade.

    Dar cred că în general după ce ne trezim suntem mai odihniți și mai productivi.

    După ce îți dai seama de asta:

    Potrivește tipul de task cu nivelul de energie și concentrare.

    Din punctul meu de vedere, majoritatea taskurilor noastre, celor care lucrăm în marketing, sunt de 3 tipuri:

    Task-uri ce necesită concentrare și putere de procesare.

    Task-uri ce necesită creativitate.

    Task-uri ce necesită doar timp (ușoare).

    Eu le grupez în felul următor:

    Când am cele mai mari nivele de energie fac task-urile din prima categorie, cele care necesită concentrare și procesare. Cele unde trebuie să gândesc, să „procesez informații”.

    Pentru responsabilitățile mele asta înseamnă să editez texte scrise anterior, să dau feedback pe copywriting și design, să analizez date și să caut insight-uri.

    Când am un nivel de energie mediu, fac task-urile ce necesită creativitate sau concentrare „medie”.

    Pentru mine, asta înseamnă scris, întâlniri, organizat și implementat lucruri, gândit idei și mesaje.

    Când am un nivel de energie scăzut, mă ocup de task-urile ușoare. Mai greu să le identific pe acestea 🙂 dar o mare parte din e-mailurile la care trebuie să răspund sunt aici, organizat fișiere, făcut curățenie prin foldere și fișiere, verificat notificări pe social media etc.

    O observație legată de această potrivire generală – aș zice că indiferent de tipul lor, task-urile ce necesită raționament (eg. implică neocortexul) ies mai bine când ești mai odihnit și ai un nivel de concentrare mare și cele care necesită creativitate uneori ies mai bine când partea rațională a creierului e mai „obosită”.

    Unele dintre cele mai bune texte pe care le-am scris au fost pe la 3-4 sau 7-8 după masa când deja începeam să mă îndrept spre oboseală și nivel scăzut de energie. Bineînțeles nu au fost grozave din prima, dar ziua următoare când ajungeam la editare eram surprins de ce am scris 🙂

    Ține cont de importanță

    Probabil îți este cunoscută această matrice, așa că nu o să insist mult:

    Dacă nu o cunoști, am detaliat-o mai mult într-un articol de pe blogul personal (unde mai sunt și alte sfaturi despre productivitate personală).

    Deși mulți o cunoaștem, în practică stăm cel mai mult în cadranele III și IV – adică cele unde ar trebui să stăm cel mai puțin! Nu spun că nu ar trebui să ne ocupăm de urgențe, însă majoritatea sunt false și par așa pentru că simțim că putem face acele lucruri cu nivelul de energie pe care îl avem atunci.

    Ideea de bază e să stai cât mai mult pe ce e important. Dacă faci asta, vei vedea că volumul de urgențe va scădea dramatic.

    Și dacă ceva urgent, vezi dacă-l poți lăsa pentru nivelul de energie și concentrare necesare, nu începe neapărat cu el.

    Cum arată totul împreună

    Uite cum arată în general o zi de-a mea:

    În jur de ora 8:00 – Trezit

    8-8:30 – Făcut cafea, dat atenție prietenei 😅

    8:30-10:00 – Editat Texte/Făcut Analize

    10:00-10:15 – Întâlnire de Check-in cu colegi/Verificat comunicări pentru urgențe

    10:15-12:00 – Alte întâlniri / Verificat materiale și dat feedback / Scris / Implementat campanii

    12:00-13:30 – Pauză, task-uri mici, luat masa, Yoga Nidra.

    13:30-15:00 – Alte întâlniri / Verificat materiale și dat feedback / Scris / Implementat campanii

    15:00-15:30 – Pauză, scroll social media, Yoga Nidra

    15:30-18:00 – Depinde în funcție de nivelul de energie și de specificul zilei.

    Partea de citit și învățare poate fi în orice moment al zilei. De obicei când concentrarea e mai scăzută mai degrabă scanez după resurse utile pe care le salvez. Mă întorc la ele când energia e mai mare.

    O idee importantă e să nu crezi că fiecare zi este la fel și e important să de adaptezi.

    Pe de o parte, uneori mă trezesc mai obosit sau mai târziu (mama ei de căldură vara!).

    Încerc task-uri grele, dacă nu merg trec la următorul nivel. Sunt zile când nu fac nimic important – dacă nu arde și mă simt obosit, apăi știu că și odihna e importantă. Cel mai important e să potrivești nivelul de energie și concentrare cu tipul de task care îți iese ție bine.

    De asemenea, am zile tematice.

    De exemplu, ziua de luni este luată în general de analiza rezultatelor aduse pentru clienți și gândit ce facem în acea săptămână.

    Marțea am mai multe întâlniri.

    Miercurea este ziua fără întâlniri. Deci mai mult timp pentru task-uri ce necesită timp îndelungat de concentrare.

    Joia este ziua când lucrez „la business” – la SMARTERS și alte proiecte în care sunt implicat. Mă ocup de privirea de ansamblu și de ce/cum putem face mai bine.

    În loc de concluzii

    Cred că partea asta de productivitate e ceva la ce trebuie să lucrăm și să ne adaptăm toată viața. De exemplu, acum 10 ani când am pornit (wow!) nivelul de energie era în general mai ridicat decât acum. De aceea sunt într-un moment al carierei când spun mai mult „Nu” decât „Da” la oportunități și încerc să fac mai puține lucruri.

    De asemenea, încerc diferite protocoale și tehnici care să mă ajute să fiu mai productiv și în funcție de impactul lor modul de organizare mi se schimbă.

    Dar ideile de azi sunt:

    • Potrivire tip de task cu nivel de energie și concentrare

    • Făcut timp pentru ce este cu adevărat important

    • Adaptat și îmbunătățit

    Sunt curios voi cum vedeți partea asta și ce mai faceți pentru a fi mai productivi?

    Toma Grozavescu replied 1 week, 2 days ago 1 Member · 0 Replies
  • 0 Replies

Sorry, there were no replies found.

Log in to reply.