Indicatori de performanță: Ce sunt și cum îi stabilești

Indicatorii de performanță, numiți și KPI, sunt un instrument eficient de măsurare a performanței, care nu ar trebui să lipsească din compania ta.

Aceștia te ajută să măsori succesul înregistrat de-a lungul timpului la nivel de organizație, dar și în cadrul fiecărui departament în parte.

În același timp, un KPI setat corect îți arată dacă direcția în care se îndreaptă afacerea ta este cea potrivită.

Dacă vrei să știi mai multe despre indicatorii de performanță și cum îi poți folosi pentru a-ți crește afacerea, rămâi cu noi.

Am scris un ghid complet care cuprinde tot ce trebuie să știi despre KPI, cu exemple care te pot inspira și un checklist util.

Fie că vorbim de atingerea obiectivelor tale strategice la nivel de companie… sau de obiectivele departamentelor de vânzări, marketing, HR, financiar sau IT…

Acești indicatori te ajută să măsori performanța afacerii tale și să vezi ce funcționează și ce nu.

Sună bine până acum? 

Atunci hai să vedem ce vei învăța, mai exact, din acest articol:

  • Ce sunt indicatorii de performanță?
  • Importanța indicatorilor de performanță
  • Tipuri de KPI
  • Cum stabilești indicatorii de performanță potriviți pentru afacerea ta
  • Indicatori de performanță: exemple
  • Raportul pentru indicatorii de performanță: 3 lucruri de care ar trebui să ții cont + checklist util
  • Ce ar trebui să faci mai departe
  • Ultimele rânduri…

Pregătit(ă)? 🙂

Pornește aparatul de aer condiționat, pune-ți un pahar cu apă… 

Și hai să începem!

Ce sunt indicatorii de performanță?

Indicatorii KPI sunt un instrument eficient prin care poți măsura performanța afacerii tale, precum și succesul acesteia în îndeplinirea obiectivelor principale de business.

Companiile folosesc indicatorii KPI pentru a măsura performanța realizată pentru îndeplinirea obiectivelor setate la nivel de afacere, precum și a obiectivelor setate la nivel de departament.

De exemplu, o companie care și-a propus să aibă cea mai rapidă creștere din industria în care se află, poate avea ca și indicator de performanță principal creșterea veniturilor de la an la an.

Scopul indicatorilor de performanță este să monitorizeze progresul înregistrat de-a lungul timpului și să faciliteze luarea unor decizii eficiente pentru dezvoltarea companiei.

Totodată, aici e important să știi că indicatorii de performanță sunt un instrument de măsurare diferit față de valori (metrics).

Indicatorii KPI îți arată cât de eficientă este compania ta în îndeplinirea obiectivelor de business.

Spre exemplu, un kpi al departamentului de marketing poate fi rata de conversie sau veniturile totale generate ca urmare a promovării online.

În schimb, valorile urmăresc și măsoară un anumit proces care ajută la îndeplinirea obiectivelor de business.

De exemplu: traficul de pe site, numărul de descărcări a unei aplicații sau numărul de abonați la newsletter. 

Totodată, ține minte…

Indicatorii de performanță se referă întotdeauna la cele mai importante obiective dintr-o afacere și se stabilesc în număr limitat.

Importanța indicatorilor de performanță

Acum poate te întrebi de ce trebuie neapărat să folosești acești indicatori de performanță.

Ei bine, indicatorii de tip KPI te ajută să:

Măsori performanța înregistrată

Așa cum am menționat mai sus, indicatorii KPI sunt importanți deoarece te ajută să măsori performanța companiei tale și a fiecărui departament în parte.

Indicatorii de performanță pot fi folosiți pentru a măsura progresul atât pe termen scurt, cât și pe pe termen lung.

Totodată, prin setarea unor KPI relevanți, poți măsura performanța înregistrată în timp real.

Acest lucru îți va permite să optimizezi pe parcurs indicatorii și obiectivele setate, în funcție de ceea ce funcționează și ceea ce nu funcționează.

Obții informații valoroase

Indiferent că e vorba de progresul înregistrat în trecut sau de planul strategic pentru viitor, indicatorii de performanță îți oferă o mulțime de informații utile, pe care le poți folosi pentru a-ți dezvolta afacerea.

Indicatorii KPI îți arată ce a funcționat bine, ce poți face în continuare și care sunt factorii de risc la care este expusă compania ta.

Prin urmare, vei ști pe ce ar trebui să îți concentrezi eforturile și la ce să renunți, pentru creșterea afacerii tale.

Apropo.

Dacă vrei să știi mai multe despre cum poți să îți crești afacerea prin marketing strategic, ai aici un articol complet care îți explică tot ce trebuie să știi despre marketingul strategic în 2021!

Oferi angajaților o viziune clară și o direcție comună

Indicatorii de performanță te ajută să oferi angajaților o viziune clară asupra strategiei stabilite și a lucrurilor pe care trebuie să le facă în continuare.

În același timp, indicatorii KPI ajută oamenii din diferite departamente să urmeze o direcție comună și să lucreze la îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Acum hai să vedem ce tipuri de KPI poți folosi.

Tipuri de KPI

Există mai multe tipuri de KPI pe care îi poți folosi pentru afacerea ta, cum ar fi:

Indicatorii strategici

Indicatorii de performanță strategici monitorizează obiectivele la nivel de afacere și se regăsesc, de obicei, într-un număr limitat.

Totodată, aceștia sunt analizați, în general, de persoanele din conducerea companiei.

Câteva exemple includ: rata de recuperare a investiției (ROI), veniturile înregistrate într-o anumită perioadă de timp sau cota de piață.

Indicatorii funcționali

Indicatorii funcționali se referă la un anumit domeniu sau departament, cum ar fi domeniul financiar sau departamentul de IT.

Câteva exemple includ: marja de profit brut, numărul de tickete de suport deschise sau costurile departamentului de IT vs. veniturile înregistrate.

Indicatorii operaționali

Indicatorii operaționali măsoară performanța într-un interval scurt de timp și se axează pe procedurile organizaționale și pe gradul de eficiență.

Câteva exemple includ: numărul total de vânzări pe o anumită regiune, costul pe achiziție (CPA) sau costurile medii lunare de transport.

Indicatorii leading și lagging

Indiferent de tipurile de KPI pe care îi folosești, e important să cunoști diferența dintre indicatorii de tip leading și lagging.

Indicatorii de tip leading sunt acei indicatori care te ajută să prezici un anumit rezultat.

Un exemplu concret poate fi numărul de solicitări apărute pentru cumpărarea unui produs, despre care putem prezice că un anumit procent se va transfoma în vânzări.

În schimb, indicatorii de tip lagging sunt acei indicatori care îți arată performanța înregistrată de-a lungul timpului.

Sfatul nostru este să folosești întotdeauna o combinație de indicatori de tip leading și lagging în compania ta.

Cum stabilești indicatorii de performanță potriviți pentru afacerea ta

Definește scopul indicatorilor KPI

Primul pas pe care trebuie să îl faci atunci când stabilești indicatorii de performanță este să determini motivul pentru care vor fi folosiți.

Mai exact, obiectivele pe care le urmărești și ce vrei să măsori.

Creează o legătură între indicatorii de performanță și obiectivele tale de business

Indiferent de indicatorii de performanță pe care îi alegi, ține minte că e important să existe o legătură directă între aceștia și obiectivele tale de business.

Practic, indicatorii aleși trebuie să contribuie întotdeauna la îndeplinirea obiectivelor propuse și la dezvoltarea afacerii tale.

Folosește principiul SMART

Atunci când stabilești un KPI pentru afacerea ta, folosește întotdeauna formula SMART (specific, măsurabil, accesibil, relevant, încadrat în timp).

Mai exact, principiul SMART se referă la setearea unor indicatori de performanță specifici, măsurabili, accesibili, relevanți și încadrați în timp.

De exemplu,: creșterea vânzărilor cu 10% în următorul an.

În același timp, sfatul nostru este să îți setezi un număr limitat de KPI, pentru început.

Ține minte: indicatorii de performanță se referă doar la cele mai importante obiective.

Din acest motiv, 4-5 indicatori pentru fiecare domeniu sau departament ar trebui să fie suficienți.

Asigură-te că toată lumea a înțeles despre ce e vorba

Ultimul pas pe care trebuie să îl faci atunci când setezi indicatori de performanță, este să te asiguri că toți colegii tăi au înțeles ce înseamnă indicatorii respectivi și ce au de făcut în continuare.

În acest fel, aceștia vor putea lua decizii informate pentru a obține cele mai bune rezultate.

Creează un dashboard

Un dahsboard potrivit te va ajuta să urmărești evoluția indicatorilor de performanță în timp real și să prezinți datele într-un mod interactiv.

Totodată, acesta va ajuta angajații să înțeleagă ce înseamnă datele obținute și în ce stadiu se află departamentul sau compania, raportat la obiectivul setat.

Citește mai multe informații despre cum poți crea un dashboard, aici!

Indicatori de performanță: exemple

Ai aici o listă cu câteva exemple de indicatori de performanță, care te pot inspira pe parcurs.

KPI pentru departamentul de IT

  • Totalul ticketelor de suport create
  • Numărul ticketelor de suport deschise
  • Numărul ticketelor redeschise
  • Timpul mediu pentru rezolvarea unui ticket
  • Numărul de bug-uri relevante apărute
  • Costurile departamentului de IT vs Veniturile generate
  • Numărul total de proiecte
  • Numărul de probleme de securitate
  • ROI (Return on Investment)
  • Timpul în care serverul este inactiv

KPI pentru departamentul de marketing

  • Numărul de clienți noi obținuți
  • Costul per client
  • Numărul de potențiali clienți obținut datorită eforturilor de marketing depuse (Marketing Qualified Lead – MQL)
  • Costul per achiziție (CPA)
  • Veniturile totale generate
  • Rata de conversie pentru un anumit obiectiv
  • Veniturile generate separat pe produse sau servicii
  • Traficul pe site
  • Rata de creștere a listei de abonați la e-mail
  • ROI pe o anumită platformă de socializare

KPI pentru departamentul de vânzări

  • Volumul de vânzări într-o anumită locație
  • Numărul total de vânzări
  • Numărul total de clienți noi
  • Valoarea medie a comenzii
  • Numărul de clienți obținuți datorită metodei de Upsell sau Cross-Sell
  • Oferte trimise
  • Vizite la clienți
  • Mostre trimise
  • Rata coșurilor abandonate
  • Rata de conversie

KPI pentru departamentul financiar

  • Marja de profit brut
  • Marja de profit net
  • Suma totală a cheltuielilor de funcționare
  • Rentabilitatea activelor
  • Lichiditatea curentă
  • Rata de creștere a veniturilor
  • Venitul net
  • Profitul net
  • Profit înainte de dobânzi și taxe
  • Venituri

KPI pentru departamentul de resurse umane

  • Rata de satisfacție a angajaților
  • Aplicații primite per poziție deschisă
  • Vechimea medie a angajaților în organizație
  • Costul abandonării postului
  • Costul per angajare
  • Rata de acceptare a ofertei postului
  • Aplicații primite per canal de recrutare
  • Angajați care au o performanță excepțională
  • Profit per angajat
  • Rata de participare la evaluările de performanță

… și multe alte exemple pe care le poți folosi pentru afacerea ta.

Important este să îți dai seama care sunt cei mai relevanți KPI pentru departamentul sau organizația ta, în funcție de obiectivele stabilite.

Raportul pentru indicatorii de performanță: 3 lucruri de care ar trebui să ții cont + checklist util

Crearea unui raport pentru indicatorii de performanță este absolut necesar, în orice companie.

Un raport KPI îți permite să analizezi indicatorii de performanță și să obții o imagine de ansamblu asupra acestora, simplu și rapid.

În același timp, raportul oferă investitorilor sau liderilor dintr-o companie un mod de a revizui și studia progresul înregistrat de-a lungul timpului.

Atunci când faci un raport, acesta poate fi pentru activitatea unui departament sau pentru activitatea întregii companii.

Totodată, e important să înțelegi faptul că un raport KPI este diferit de un dashboard KPI.

Un dashboard te ajută să urmărești performanța companiei tale în timp real, în timp ce raportul are scopul de a revizui și analiza tot ceea ce s-a întâmplat într-o anumită perioadă de timp.

De asemenea, un raport conține informații detaliate cu privire progresul înregistrat, pe când un dashboard îți arată doar rezultatele parțiale sau rezultatele înregistrate pentru un anumit proiect.

Acum hai să vedem de ce ar trebui să ții cont atunci când creezi un raport KPI pentru compania ta!

Legătura dintre KPI și obiectivul strategic

Când începi să lucrezi la un raport pentru indicatorii de performanță, sfatul nostru este să evidențiezi întotdeauna legătura clară dintre obiectivul strategic pe care l-ai setat și KPI-ul aferent.

În acest fel, oamenii care citesc raportul înțeleg din prima despre ce este vorba și pot evalua mult mai ușor performanța înregistrată.

Nevoia de claritate

Un raport KPI eficient este un raport realizat pe înțelesul tuturor.

De foarte multe ori, aceste rapoarte sunt citite de manageri, investitori sau alți angajați ai unei companii.

Dacă oamenii nu înțeleg despre ce e vorba sau nu cunosc anumiți termeni, nu pot evalua lucrurile așa cum trebuie.

De aceea, e important să existe claritate în toate informațiile care se regăsesc în raport.

Următoarele obiective – sau ceea ce urmează

Pe lângă performanța indicatorilor stabiliți deja, un raport ar trebui să includă și o imagine orientată spre viitor.

Sfatul nostru este să incluzi diverse recomandări cu privire la oportunitățile de îmbunătățire a indicatorilor de performanță pentru următoarea perioadă.

În acest fel, ajuți managerii și conducerea să estimeze potențialul succes al unor obiective și a indicatorilor existenți.

Acum că știi care sunt cele mai importante lucruri la care trebuie să fii atent(ă) atunci când creezi un raport al indicatorilor de performanță, hai să vedem ce ar trebui să includă acesta.

Am făcut un checklist scurt la care poți reveni de fiecare dată când ai nevoie.

Atunci când faci un raport, asigură-te că acesta include:

  • Indicatorii de performanță folosiți;
  • Legătura indicatorilor cu obiectivele setate;
  • O secțiune care explică ce înseamnă anumiți termeni și fiecare KPI;
  • Relevanța indicatorilor de performanță;
  • Grafice și charturi care evidențiază istoricul unui anumit obiectiv sau proces, pentru a putea face oamenii să înțeleagă contextul și cum au evoluat lucrurile;
  • Grafice care explică obiectivele și unde ar trebui să se situeze firma;
  • Perioada de timp în care au fost urmăriți indicatorii;
  • Recomandări pentru următoarea perioadă.

Perfect, nu?

Ai aici mai multe exemple de rapoarte și dashboarduri pentru KPI, care te pot ajuta să înțelegi cum ar trebui să arate acestea!

Acum hai să vedem…

Ce ar trebui să faci mai departe

Pentru a obține cele mai bune rezultate pe termen lung, uite ce ar trebui să faci în continuare:

Revizuiește indicatorii în mod constant

În timp, afacerea ta se dezvoltă, iar comportamentul clienților se schimbă.

De aceea, anumiți KPI pot deveni irelevanți sau pot avea nevoie de diverse ajustări, în funcție de progresul realizat.

Sfatul nostru este să îți faci un plan pentru evaluarea și revizuirea indicatorilor cheie de performanță, pe care să îl pui în aplicare odată la ceva timp.

Selectează indicatorii de performanță relevanți pentru afacerea ta

Aici e important să reții faptul că indicatorii de performanță se referă la cele mai importante măsuri și obiective dintr-o companie sau un departament.

De aceea, numărul indicatorilor pe care îi setezi nu trebuie să fie foarte mare.

În general, ar trebui să ai 4-5 KPI pentru fiecare domeniu sau departament.

În caz contrar, riști să te pierzi în multitudinea de date și să măsori lucruri mai puțin relevante pentru afacerea ta.

Totodată, nu uita de indicatorii de tip leading și lagging. 

Aceștia te ajută să înțelegi care au fost rezultatele într-o anumită perioadă de timp din trecut și să stabilești următorii indicatori de performanță pentru afacerea ta.

Adaptează-ți strategiile în funcție de rezultate

După ce ai revizuit și analizat performanța indicatorilor cheie stabiliți, e timpul să îți adaptezi strategia în funcție de rezultatele obținute.

Dacă indicatorii tăi spun că numărul de vânzări a scăzut, poate e timpul să lucrezi la strategia de marketing și vânzări.

Dacă timpul mediu de răspuns din departamentul de customer support este prea mare, s-ar putea să fii nevoit(ă) să angajezi mai mulți oameni.

Orice ar fi, important este să analizezi întotdeauna rezultatele indicatorilor de performanță și să îți adaptezi strategiile în funcție de acestea.

Dacă vrei să știi cum să creezi o strategie de marketing de la 0, apasă aici.

Vei găsi un articol complet care îți explică tot ce trebuie să faci, simplu și rapid.

Ultimele rânduri…

… ne duc cu gândul la indicatorii de performanță potriviți pentru afacerea ta și la ce poți realiza, atunci când îi folosești.

Odată ce începi să îi analizezi, îți va fi din ce în ce mai ușor să înțelegi ce funcționează și să excluzi ceea ce nu funcționează.

De-a lungul timpului, vei vedea cum rezultatele tale se schimbă.

Vei putea observa cum fiecare departament evoluează, iar procedurile interne și activitatea companiei se îmbunătățesc.

Iar apoi… 

Când vei face un pas în spate și vei privi din nou imaginea de ansamblu, vei vedea cum întreaga ta afacere se dezvoltă și crește.

Acum, te invităm să arunci o privire aici. Vei găsi un articol complet care îți explică totul despre cele 4 stadii de creștere ale unei afaceri.

Până data viitoare, toate cele bune!

Dacă ți-a plăcut articolul, înscrie-te la newsletter-ul SMARTERS pentru că vei primi săptămânal informații utile din marketing.

Ce sunt indicatorii de performanță?

Indicatorii de performanță, numiți și KPI, sunt un instrument eficient de măsurare a performanței, care nu ar trebui să lipsească din compania ta.

Aceștia te ajută să măsori succesul înregistrat de-a lungul timpului la nivel de organizație, dar și în cadrul fiecărui departament în parte.